Asnova

Les fichiers Excel et les documents de l’association ont fait leurs preuves, tenus avec soin. Mais les demandes augmentent, l’équipe s’agrandit, et chaque liste, chaque compteur demandait un peu plus de temps.

Il manquait un outil commun, pensé pour des données aussi sensibles.

Le principe : remplacer chaque fichier et chaque échange par une fonction du CRM, sans changer la façon de travailler de l’équipe plus que nécessaire.

Le projet s’est déroulé en cinq temps : comprendre, reprendre, centraliser, sécuriser, faire vivre. Le fil qui passait d’un outil à l’autre devient une seule ligne, qui finit sur l’étoile du logo.

Tout a commencé en novembre 2025 par un brief, puis le cahier des charges. En décembre, la première version était arrêtée.

L’interface reprend l’identité d’Asnova : le violet, un sable doux à la place du blanc pur, l’or du logo réservé aux repères. Instrument Sans pour tout le texte, avec des chiffres bien lisibles.

Chaque type de contact a son pictogramme, et le symbole du logo devient un motif. La navigation tient en une colonne : l’accueil, les contacts, le planning, ce qui reste à traiter, puis les prestations.

L’import est intégré au CRM : on relie chaque colonne du fichier à un champ de la fiche, on voit un aperçu, puis le traitement se fait en arrière-plan avec un rapport des erreurs.

Quand une personne existe déjà, l’import le signale et l’on choisit d’ignorer la ligne ou de compléter la fiche. Les listes Excel ont été importées au fur et à mesure, sans jour de bascule.

Une personne n’a qu’une fiche, même si elle est à la fois bénévole, donatrice et membre. On ajoute un rôle, et son historique suit.

Une intervention se saisit une fois, avec sa durée et ses kilomètres. Elle apparaît ensuite dans la fiche, les statistiques et les exports, sans ressaisie.

Les formulaires du site arrivent dans le CRM dès l’envoi, avec le statut « À traiter ». Un seul point d’entrée les reçoit tous, plutôt qu’un module par formulaire.

Chaque demande avance étape par étape, jusqu’à sa clôture. On voit d’un coup d’œil où elle en est.

Les groupes de parole affichent leurs places restantes, et les pré-inscriptions se valident d’un clic. Le planning montre d’un coup d’œil quelle bénévole est disponible, et quand.

Les notes se rattachent à une fiche ou à l’équipe, avec leur visibilité. Une seule recherche trouve un contact, une demande ou un groupe.

Les dons s’enregistrent avec leur moyen de paiement, et les attestations fiscales partent en un clic, sur le papier à en-tête de l’association.

Les rapports se calculent tout seuls, prestation par prestation, et une période se clôture une fois les comptes arrêtés. Les statistiques annuelles sortent directement du CRM.

Chaque rôle a ses droits, module par module : modifier, consulter, ou rien du tout. Chacun ne voit que ce dont il a besoin, et les notes peuvent rester privées.

Chaque modification, chaque export et chaque connexion est journalisé. Chaque personne peut obtenir ses données ou les faire effacer, comme le prévoit la loi suisse.

Les données restent en Suisse. Chaque connexion est chiffrée.

Les e-mails envoyés au nom de l’association sont authentifiés : personne ne peut se faire passer pour elle.

Depuis la mise en ligne, l’équipe nous fait part de ses retours et le CRM s’enrichit au fil des besoins : dons, cotisations avec paiement en ligne, attestations. Les animateurs suivent leurs groupes depuis leur téléphone.

Les mises à jour se déploient sans couper l’accès, et personne n’a rien à installer.